大型活动的会务管理工作一般由迎来送往、食宿筹备、车辆调度以及活动当天的议程安排等方面组成。与会嘉宾作为会务工作者的服务对象，各项工作都需要仅仅围绕嘉宾信息具体开展，因而，与会嘉宾的邀请工作和信息对接也就显得格外重要，它是会务管理工作的中心。据专业人士报道，访客管理还会有很大的上升期，市场业务也在不断的扩大，未来一定会越做越大的。
大型活动的筹办，前期必定会经过充分讨论形成系统完整的策划案，通常这份策划案需从活动性质、规模、主旨等多个维度综合考虑，确定需要邀请的嘉宾类别以至具体名单。在此基础上，会务管理的职责在于：依据策划案的要求，对这些拟邀名单加以统计归类，分派专人负责邀请并跟踪服务，及时反馈嘉宾信息，服务于整体会务管理工作。
嘉宾邀请工作通常采取责任制，安排专职负责人点对点邀请嘉宾、领导并跟踪服务。派专人邀请：邀请责任人需要向受邀者传达的内容包括：会议主题、时间、地点、主要议程及安排事项等等，需要的话还可附送会议策划书，让受邀者进一步了解参会意义，对活动有一个相对合理的期望及准备；同时，还应附上邀请函。确认参会嘉宾信息：对于会务组织者来说，受邀嘉宾确认参会是活动成功举办的基础与保证。
邀嘉宾确认参会意向后，需要统计明确的参会人数、职务、性别、、预计到达时间、迎送要求等信息；接下来需要做的就是资源分配，主要是酒店住宿的安排、车辆调度安排和宴会用餐安排等等；值得注意的是，应该考虑到与会嘉宾的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求、其他日程安排等等，如果信息详细清楚、考虑周到细致，则对会务的有序安排、嘉宾的参会满意度会起到一定帮助。